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Por
razones técnicas, jurídicas, económicas y sociales, los archivos
deberán estar disponibles y fácilmente accesibles.
No siempre
es así, la acumulación de documentación sin inventariar,
mal codificada y los cambios funcionales hacen muy difícil establecer un
criterio claro de futuro en relación al archivo.
Espacio de elevado coste (m2), y necesidad de inversiones en instalaciones - mobiliario.
- Cada año más m2 dedicados al archivo!
- Cada año más
instalaciones y mobiliario!
- Cada año más archivadores!
- La documentación cada día crece (se duplica cada 3-5 años)
y con esta misma rapidez se va acumulando en su empresa.
Archivos
de Andalucía suprime espacios caros dedicados a archivo.
El coste que supone el espacio dedicado a archivo, repercute en la cuenta de resultados.
ARCHIVOS DE ANDALUCÍA reduce drásticamente este coste y el
crecimiento de la documentación, mediante la implementación de sus
sistemas de gestión.
No hay necesidad de inversiones en instalaciones
y mobiliario.
ÀHa pensado en la seguridad de su archivo?
La situación actual de muchos archivos no cumplen las más mínimas
normas de seguridad. Están situados en sótanos, con probabilidad
de inundación, o en pisos no calculados para la cargan que soportan, y
algunas instalaciones eléctricas no son adecuadas, con riesgo de producir
incendio.
¿Se imagina el grave problema
que supondría un accidente?
Sistemas de prevención
de riesgos y seguridad específicos.
ARCHIVOS DE ANDALUCÍA dispone
de centros expresamente diseñados para custodiar documentación (220
Kms. lineales) en condiciones óptimas de seguridad, acceso rápido,
disponibilidad permanente y confidencialidad garantizada.
Un personal valioso suele hacer tareas nada rentables ni gratificantes.
No sólo el personal de archivo es el que realiza estas tareas, sino
también generalmente el de administración le dedica el 25% de su
tiempo. Valiosos profesionales dedican horas a las tareas de archivos, cuando
en realidad su especialización es otra muy distinta.
Archivos
de Andalucía libera a su personal de trabajos directos o indirectos de
archivo.
ARCHIVOS DE ANDALUCÍA aporta todas las soluciones
posibles a la problemática documental, mediante la implementación
de sus sistemas de archivo, que liberan al personal de sus clientes de estas tareas
Los profesionales de ARCHIVOS DE ANDALUCÍA, están altamente especializados
en le tratamiento de la documentación recibiendo formación sistemática
y periódica.
No se encuentran los documentos, se desconoce el archivo.
Pérdidas de tiempo.
Problemas de falta de organización,
duplicidad de documentación (copias y fotocopias), carencia de inventarios,
escasa confidencialidad, falta de estructuración, difícil acceso,
etc... hacen que la gestión del archivo en el caso más favorable
se base en la "memoria" de las personas,
Archivos
de Andalucía: Experiencia y Tecnología.
La implantación
de los sistemas de ARCHIVOS DE ANDALUCÍA que abarcan el total tratamiento
de la documentación,
_ Organización y consulting
_
Custodia de Archivo externo
_ Sistema de información
ARCHIVALIA
Mejoran la toma de decisiones, aseguran la fiabilidad de la información
y aceleran el flujo de trabajo.
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© Copyright. Archivos de Andalucía. 2003. |
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